Robotik Süreç Otomasyonu Nedir?

RPA Nedir? 

Robotik Süreç Otomasyonu (RPA) genellikle büyük hacimli, birbirini tekrarlayan, öngörülebilir süreçleri otomatikleştirerek yapabilen bir sanal işgücü teknolojisidir. Yani bir yazılımın, birçok çalışanın günlük rutin olarak yaptığı bilgisayardaki işleri (giriş yapma, uygulamaları çalıştırma, veri girme, kayıt kapama, iş yönlendirme, faturalandırma, karmaşık hesaplamalar yapma, çıkış yapma gibi birçok süreç) yapmasıdır. Robotik Süreç Otomasyonu bir yazılımdır, fiziksel robotlarla karıştırmamak gerekir.

RPA ile Yapabileceklerimiz Nelerdir?

• Web ve kurumsal uygulamalara giriş yapabilir
• Web sitelerindeki isteğiniz bilgileri çekebilir
• E-postayı ve eklentilerini açabilir ve bunları belirttiğiniz adreslere gönderebilir
• Dosyaların ve verilerin yerini değiştirebilir
• Formları doldurabilir, sistem arayüzüne bağlanabilir
• Veri tabanlarından verileri okuyabilir ve onlara ekleme yapabilir
• Dokümanlardaki veriyi tarayıp ayırabilir, seçilen veriler üzerinden raporlar üretir bunları ilgili kişilere gönderebilir

Hangi Süreçleri RPA’ ya Almak Anlamlıdır?

• Dijital ortamlarda başlayan ve biten işler
• Yoğun veri içeren
• Çok tekrarlı
• Kural bazlı
• Birden çok sistem üzerinde olan
• İnsan hatasının çok olduğu
• Mesai saatleri dışında yapılabilecek
• Kısıtlı bir zaman zarfında bitmesi gereken

Robotik Süreç Otomasyonun Faydaları Nelerdir?

• İşletme Maliyetlerini düşürür
• Süreçlerdeki işlem süresini azaltır ve verimliliği arttırır
• Süreçleri tüm yönleriyle tekrardan değerlendirme olanağı sağlar
• Hataları azaltarak, kaliteyi arttırır
• Müşteri memnuniyetini artırır
• Talep artışına karşı hızlı ölçeklenebilirlik kazandırır
• İşlem hızı ve zamanında kazanç sağlar
• Şirketlere katma değer sağlar

RPA ile azaltılabilecek departman bazlı iş yükü örnekleri

Lojistikte RPA Kullanımı
Stok Yönetimi: Tedarik zincirlerinin omurgası envanterdir. Ancak, verileri sürekli izleyip analiz ederken en uygun hacimleri sağlamak için envanteri yönetmek son derece karmaşık olabilir. RPA, stok seviyeleri düşük olduğunda size bildirerek envanteri sürekli olarak izlemenize yardımcı olabilir. Yeni gönderilerin sipariş edilmesi gerektiğinde, RPA doğru zamanda yeni gönderiler sipariş ederek bir çalışanın iş işlevini gerçekleştirebilir. RPA ayrıca depoda sürekli hareket eden envanterin izlenmesine de yardımcı olur. Binlerce öğeyi hizmet alanlarında hareket ederken el ile izlemek zaman alıcıdır ve hataya açıktır. RPA, bu işlemi otomatikleştirerek, stoktan rafa, üretime ve sevkiyata kadar envanteri izlemek için yazılım robotları dağıtır. RPA, envanteri depoya girip çıktığı andan itibaren izleyerek stok yönetimini kolaylaştırır.

Arz ve Talep Planlaması : Arz ve talep planlaması, geleneksel olarak geçmiş satış verileri, piyasa göstergeleri ve özel siparişler gibi karmaşık kayıtların ve veri kümelerinin incelenmesi ile yapılabilir. Ayrıca bu veriler satıcılardan, müşterilerden ve dahili ekiplerden takip edilerek alınmalıdır. Bu zaman alıcı, sıkıcı ve hataya açık olabilir. RPA, bu verileri otomasyon yoluyla almak ve analiz etmek için daha verimli bir yol sağlar. Bunu bilgi toplayıp birleştirerek, manuel analiz için veri hazırlayarak ve planlayıcılarla paylaşarak yapar. Önceden tanımlanmış belirli bir kurallar kümesine göre, RPA büyük veri kümelerindeki ve kaçırılması kolay müşteri satın alma etkinliğindeki nüansları ve eğilimleri analiz edebilir. Bulgular daha sonra ayrıntılı bir rapor halinde sunulur.

Satınalma Sipariş Yönetimi : Satınalma siparişi yönetiminin belkemiği kapsamlı bir inceleme sürecidir. Ancak her siparişin manuel olarak gözden geçirilmesi, yoğun işgücü gerektirebilir ve darboğazlara yol açabilir. Tedarik zincirinde RPA kullanımı ile, fiyatlandırma, miktar ve satın alma düzenliliği gibi otomatik ölçütlerle satınalma siparişleri gerçekleştirebilirsiniz.

Yük Yönetimi : RPA ile yazılım 7/24 çalışarak verimli ve ölçeklendirilebilir bir yük yönetimi iş akışı sağlar. Bunu, yük eşleştirme sırasında bilgi aktarımı gibi görevleri yerine getirerek, aracıların bir yükü taşımak için bir taşıyıcıyla eşleştirmesini kolaylaştırır. Tedarik zincirindeki RPA, navlun yönetiminin rota optimizasyonu, navlun muhasebesi ve navlun talebi yönetimi gibi diğer yönlerini geliştirebilir.

İade ve Geri Ödeme İşleme :İade ve geri ödemelerin işlenmesi hem yüksek hacimli hem de yüksek değerli bir iştir. Ancak, işleme iş akışlarına tamamen insan müdahalesine dayanan işletmeler  bu süreçte boğulmuş olabilir. Neyse ki, iadeler ve geri ödemeler RPA için mükemmel bir uygulamadır. Kurallara dayalı görev otomasyonu kullanarak, RPA çoğu durumda insan müdahalesine olan ihtiyacı azaltabilir ve yalnızca insan kararlarına dayanan işleme odaklanmak için iş gücünden kurtulabilir. İnsan müdahalesini azaltarak ve işlemeyi otomatikleştirerek, RPA çözünürlüğü hızlandırır ve hata riskini azaltır.

Fatura Yönetimi : Fatura verilerinin manuel olarak izlenmesi ve girilmesi emek açısından yoğun ancak kritik bir süreçtir ve otomasyon için mükemmeldir. Tedarik zincirindeki RPA, hata olasılığı daha az olan satıcılardan ve tedarikçilerden gelen fatura belgelerinin işlenmesini kolaylaştırabilir. RPA, faturalardan bilgi çıkarma, bilgileri doğrulama ve doğrulama gibi görevleri hızlandırır, böylece faturaların doğru bir şekilde ele alınmasını sağlarken işçilikten tasarruf edebilirsiniz.

Fiyat Arama ve Karşılaştırma : Tedarik zinciri ve lojistik giderlerini azaltmanın en hızlı yolu, kaynaklı malzemelerin fiyatlandırılmasını optimize etmektir. Ancak, yüzlerce ürün için birden fazla seçenek üzerinde manuel olarak fiyat araması yapmak uygunsuz olabilir.Bu yüzden fiyat arama otomasyon için en önemli adaydır. Tedarik zincirindeki RPA, belirli malzemeler üzerindeki fiyatlandırma verilerini rutin olarak arayabilir ve bu verileri karşılaştırmaların yapılmasını kolaylaştıracak şekilde alabilir. Bu, daha iyi fiyatların daha verimli bir şekilde elde edilmesi anlamına gelir.

10 Adımda RPA Nasıl Uygulanır ?

1. En büyük faydayı sağlayacak süreçleri belirleyin
2. RPA ile kolayca otomatikleştirilebilecek süreçleri seçin
3. Yönetim ve ekip katılımı edinin
4. Diğer iş birimlerini ikna edin
5. Süreci analiz edin
6. Süreci iyileştirin
7. Çözümünüzü geliştirin
8. Çözümünüzü test edin
9. Canlıya alma
10. RPA kurulumunu sürdürme ve kontrol

Robotik Otomasyon Çağı Geliyor...

Dijitalleşmedeki son ilerlemelerin, çalışanların yürüttüğü işlerin yanı sıra, ürünler ve bunların ilgili teknolojileri üzerinde de önemli etkileri olmuştur. Önümüzdeki 10 ila 20 yıl içinde, işlerin %47’sinin otomatik veya robotik olarak yapılacağı öngörülmektedir. RPA, eldeki iş gücünün rutin işlerden daha katma değerli işlere odaklanması ve şirketin daha fazla değer üretebilmesi için kesinlikle gereklidir. RPA' in gelecekte  bir çok süreci yapay zeka ve fiziki robotlar ile birlikte insan etkisi olmadan yöneteceği öngörülmektedir. Birbirleri ile haberleşerek işleri yürütmek haricinde onları iyileştirmek üzere de çalışmaya başlayacaktır.