Proje Seviyesinde Değişiklik Yönetimi

 

Değişimin Tanımı

Değişim, herhangi bir şeyi var olan durumundan başka bir duruma geçirmeyi, geliştirmeyi ifade etmektedir. Değişim, belli bir durum esas alınmak suretiyle söz konusu durumda meydana gelecek farklılaşma biçiminde de tanımlanabilmektedir. 

Değişim olumlu olabileceği gibi olumsuzda olabilmektedir. Olumlu değişme, gelişme sürecinde ilke, yöntem ve süreçlerde daha etkin duruma gelmeyi, olumsuz değişme ise gelişmenin kontrol edilemediği durumları yada hiçbir müdahale olmaksızın bir durumun aslından uzaklaşması olarak ortaya çıkarak, dağılmaya ve etkinliğin azalmasına neden olan değişmedir. Değişim bir yandan sorunlara çözüm getirirken, diğer yandan yeni sorunların ortaya çıkmasına neden olmaktadır. Bu sorunlardan birisi de değişime karşı oluşan dirençtir.

Sonuç olarak değişim hem insanlar, hem örgütler ve hem de toplumların yaşamlarında karşılaştıkları kaçınılmaz bir olgudur. Planlı ve plansız olarak bir sistemin, bir sürecin veya bir ortamın bir durumdan başka bir duruma geçirilmesidir.

Değişişim Yönetimi

Değişim yönetimi; değişimi doğru tahmin edip, doğru zamanda ve doğru kaynaklarla (insan, bilgi vs.) organize olmak ve buna uygun sistemler geliştirip hayata geçirmek suretiyle, etkinliği ve verimliliği arttırma yönündeki çabalar olarak tanımlanabilir. Değişimi yönetebilmek bir süreç faaliyetidir. Bir kerelik yeniden yapılanma değil, sürekli yeni bilginin elde edilmesi ve benimsenmesi yönünde dinamik denge içerisinde olmayı gerektirmektedir.

Olay, sorun ve değişiklik arasındaki fark nedir?

	Olay	Sorun	Değişiklik
Tanım	Bir hizmette planlanmamış bir kesinti veya hizmet kalitesindeki düşüş olarak tanımlanmaktadır.	Bir veya daha fazla olayın nedeni veya olası nedeni olarak tanımlanmaktadır.	Hizmetler üzerinde doğrudan ya da dolaylı etki yaratabilecek herhangi bir şeyin eklenmesi, değiştirilmesi veya kaldırılması olarak tanımlanmaktadır.
Kapsam	Normal hizmet operasyonlarının mümkün olan en yakın zamanda yeniden sağlanması	Normal hizmet operasyonlarında yaşanan kesintilerin temelinde yatan nedenin tanımlanması	Normal hizmet operasyonlarında daha fazla kesinti olmasının önlenmesi için temel nedeni ele alan bir değişikliğin uygulanması
Nitelik	Reaktif	Reaktif ve Proaktif	Reaktif ve Proaktif

Değişim yönetimi organizasyon içinde birkaç farklı seviyede uygulanabilir.

Kurumsal Düzey: Organizasyonel kapasite ve yeterlilik

Proje Düzeyi: Belirli girişimlere uygulanan bir fayda ve değer yaratma ölçüsü

Bireysel Düzey: Bir kişinin başarılı bir şekilde değişmesini sağlamak için bir yaklaşım

Değişiklik Türleri

Standart değişiklikler:

Bunlar, etkisi düşük, iyi bilinen ve belgelendirilen önceden onaylanmış değişikliklerdir. Standart değişiklikler, ilk uygulandıklarında bir risk değerlendirmesi ve izin gerektirir ancak değişiklik değiştirilmediği sürece daha sonraki uygulamalar bu tedbirler olmadan gerçekleştirilebilir.

Normal değişiklikler:

Normal bir değişikliğin değişiklik sürecinin tamamını izlemesi gerekmektedir; planlanmalı, risk değerlendirmesinden geçmeli ve onaylanmalıdır. Normal değişiklikler hem küçük (düşük ilâ orta etkili ve öncelikli) hem de büyük değişiklikleri (yüksek etkili ve öncelikli) içerir. Standart veya acil olmayan tüm değişiklikler, normal değişiklik olarak ele alınmalı ve değişiklik sürecine bağlı kalınmalıdır.

Acil değişiklikler:

Acil değişiklikler yüksek etkili ve önceliklidir; hizmetlerin mümkün olan en kısa süre içinde çalışır ve etkin hale getirilebilmesi için hızlandırılmış değerlendirme, onay ve uygulama süreçlerinden geçmeleri gerekir. İş operasyonlarını etkileyen ve dolayısıyla da duruş süresine neden olan bileşenlerde yapılan değişiklikler acil değişiklik olarak ele alınır.

Değişiklik Yönetimi ile ilgili 4 Genel Zorluk

1. Başarısız değişiklikler:

Değişiklikler, oldukça fazla miktarda kaynak ve zaman gerektirir ve değişikliklerin planlanmasında oldukça fazla araştırma yapılır. Başarısız değişiklik sayısının fazla olması, süreçlerin kontrol edilmemesi halinde çok hızlı bir şekilde oldukça yüksek maliyetler doğurabilir. Altyapısal değişiklikler durumunda, yüksek bir başarısızlık oranı uygulama sırasında ya da geri çekme planları uygulanırken daha büyük sorunlara yol açabilir. Çoğu başarısız değişiklik, aynı zamanda kötü değişiklik yönetimi sürecine dair bir göstergedir.

2. İzinsiz değişiklikler:

İzinsiz değişiklikler, etkisiz bir onay mekanizmasının ve onay aşamasına doğru paydaşların dahil edilmemesinin sonucudur. Bu değişiklikler, gerekli izinleri atlar ve zamanında işaretlenmemeleri halinde uygulanabilir. İzinsiz değişiklikler, kuruluşunuzun ihtiyaç duymadığı ya da uygulamaya hazır olmadığı değişikliklere yol açabilir. Nihayetinde, izinsiz değişiklikler kötüdür ve gereksiz harcamalara neden olur.

3. Çok fazla acil değişiklik:

Daha önce de açıklandığı gibi, acil değişiklikler, mümkün olan en kısa süre içinde uygulanabilmeleri için hızlandırılmış onay süreçleri gerektirir. Çok fazla değişikliğin acil değişiklik olarak ele alınması, uygulanması gereken ciddi bir acil değişikliğin bulunması durumunda gecikmelere yol açabilir. Bir değişikliğin acil değişiklik olarak sınıflandırılması sırasında dikkatli davranılması her zaman iyi bir uygulama olacaktır.

4. Değişiklik çakışmaları:

Kötü planlama, değişikliklerde çakışmalara neden olabilir. Bir değişiklik çakışması, iki veya daha fazla değişikliğin kazara aynı anda uygulanacak şekilde planlandığı ve her iki değişikliğin de uygulanmasını kesintiye uğrattığı durumları ifade eder. Değişikliklerinizin daha iyi planlanması için bir değişiklik takvimi kullanmanız, değişiklik çakışmalarını önlemenize yardımcı olabilir.

Proje Değişiklik Yönetimi Nedir?

Proje değişiklik yönetimi, bir proje içindeki "değişimi" yönetmek, kontrol etmek ve uygulamak için kullanılan kavramlar, adımlar ve stratejiler bütünü olarak tanımlanır. Değişiklik yönetimi, proje vizyonunu, kapsamını ve ilgili prosedür bileşenlerini kapsayan proje yönetim sürecinin tüm unsurları için geçerlidir. Değişiklik yönetimi prosedürleri proje yönetişim aşamasının bir parçası olarak ölçeklendirilerek belirli bir projeye uygulanır ve proje gözetiminin bir parçası olarak yürütülür. Etkili proje değişikliği yönetiminin anahtarı, değişimi önlemek değil, onu kontrol etmektir. Bütün mesele budur; proje sonuçlarının iyileştirilmesi için değişiklikleri belirlemek, değerlendirmek ve benimsemek.

Proje değişikliği yönetimi için etkili uygulamalar, iki temel değişim türünü içermeli ve ele almalıdır:

1. Reaktif Değişim: Projede ortaya çıkan sorunlara yanıt vermek için yapılan değişikliklerdir (yani gecikmeler, teknik arızalar, finansman sıkıntısı, kaynak sorunları vb.) Reaktif değişiklikler; projenin sürdürülebilirliği ve başarıya ulaşması için uygulanan isteğe bağlı olmayan değişikliklerdir. 
2. İsteğe Bağlı Değişim: Son kullanıcılar veya diğer proje paydaşları tarafından proje gereksinimleri, kapsam, teslim edilebilirler veya ilgili yönetim planlarında değişiklik talep edildiğinde yapılan değişikliklerdir. Bu değişiklikler yeni fikirlerden, yeni bilgilerden veya yeni bakış açılarından kaynaklanabilir ve genellikle proje müşterileri (yani son kullanıcılar) tarafından talep edilir. İstenen değişiklik taleplerinin kontrolü zordur. Belirli değişiklikler bir projeyi geliştirebilir ve iyileştirebilirken, kontrolsüz bırakılırsa aşırı değişiklik çeşitli soruna yol açabilir. Aşırı proje değişiklikleri, bir projeyi orijinal faydaların kaybolduğu noktaya kadar zorlayabilir ve proje artık beklendiği gibi tamamlanamaz. Kontrolü değiştirmenin püf noktası, değişim taleplerini orijinal proje hedefleriyle sürekli olarak dengeleyerek, programları ve sonuçları azaltmadan daha yüksek değer sağlamaktır.

Değişiklik Talebinin Değerlendirilmesi

Bir değişiklik talebini değerlendirirken dikkate alınması gereken bazı tipik sorular şunlardır:

• Bu değişiklik iş gereksinimlerine katkıda bulunuyor mu veya bunları değiştiriyor mu?
• Bir çözüm var mı yoksa bu değişiklik projenin genel başarısı için gerekli mi?
• Bu değişiklik fonda bir artış gerektiriyor mu?
• Bu proje bitiş tarihini geciktirecek mi?
• Bu değişikliğin bu proje üzerinde olumsuz bir etkisi olsa da, onu değerli kılan önemli ticari avantajlarla sonuçlanıyor mu?
• Etkilenen tüm paydaşlar değerlendirildi mi ve değişikliği onaylıyorlar mı?
• Dikkate alınması gereken sözleşme sonuçları var mı?

Zaman ve Bütçe Çerçevesinde Değişiklik Yönetimi

Herhangi bir proje için değişiklikleri uygun şekilde "kontrol etmek" için, dikkate alınacak değişiklik türleri ve uygun sınırlar belirlenmelidir. Bir projenin devam etmesi için bir değişiklik gerekirse, bu değişikliğin kabul edilmesi gerekir. Ancak değişiklik isteğe bağlıysa, bu değişikliğin mevcut proje koşullarına ve belirlenmiş sınırlara göre tartılması gerekir. Standart bir yaklaşım benimseyerek, proje değişikliğini yönetmek için gerçekçi, esnek sınırlar belirlemek yalnızca beş analitik değişken gerektirir:

• Değer ve Öncelik. Bir proje çok göz önünde ve önemliyse, istenmeyen risklerden kaçınmak için isteğe bağlı değişiklikler için yüksek sınırlar belirlemeniz gerekebilir.

• Zamanlama. Değişiklik talebi projenin erken bir aşamasına ulaşırsa, bu değişiklik muhtemelen absorbe edilebilir, ancak proje% 50'den fazla tamamlanmışsa, aynı değişiklik aslında zamanında tamamlanmayı engelleyebilir.

• Maliyet. Proje değişiklikleri proje maliyetlerini artırabilir (veya azaltabilir). Değişiklikleri düzgün bir şekilde yönetmek için, değişiklikle ilgili maliyetlere sınırlar koymalısınız, böylece bütçeniz uygun şekilde korunur. Buna ek olarak, büyük projelerde orijinal bütçenin dışındaki değişiklik maliyetlerine sınırlar koymak için ayrı değişim bütçeleri (acil durum fonu olarak da bilinir) oluşturulmalıdır. Aslında, başlangıç ​​bütçeniz beklenen maliyetleri belirler ve değişiklik bütçeniz sonraki değişikliklerin maliyetlerini kontrol eder.

• Etki. Proje değişikliğinin uygun kontrolünü sürdürmek için, "değişim etkisini" değerlendirmeniz ve tanımlamanız gerekir - yani, belirli bir değişiklik projeyi bir bütün olarak veya kısmen nasıl etkileyecek? Değişiklik kapsamı, teslim edilecekleri, programları, kaynakları veya başka bir proje unsurunu etkileyecek mi? Bu ayrıntılı anlayışla, değişimin gözden geçirilmesi ve onaylanması için bir kılavuz olarak uygun ancak esnek sınırlar belirleyebilirsiniz.

Proje Değişiklik Yönetim Süreci

Proje yönetiminin üç ana aşamasının her birinde proje değişiklikleri dikkate alınmalıdır.

1. Planning
2. Execution
3. Monitoring & Controlling

Değişiklik yönetimi süreci şu şekildedir:

• Değişiklik ihtiyacını belirleme (Paydaşlar) - Değişiklik isteğinde bulunan kişi, proje yöneticisine ayrıntılı bir değişiklik talebi bilgisi gönderir. Bu süreç, proje ekibindeki (müşteriyi de dahil olmak üzere) herkes için projede bir değişiklik önerme olanağı verir. Teklif, değişikliğin açıklaması ve beklenen fayda ya da değişikliğin diğer sebeplerini içermelidir. Değişiklik, Değişim İstek Formu kullanılarak sunulur. Formun gerekçe bölümü aşağıdaki sorular dikkate alınarak doldurulur.

• İstekte bulunan kişi neyi değiştirmek istiyor? 
• Talepte bulunanın çözmeye çalıştığı sorun nedir? 
• Talep sahibi, değişikliği plana dahil etmenizi nasıl önerir? 
• Bu istek ne kadar acil?

• Değişiklik istek günlüğündeki kaydın değiştirilmesi  (Proje Yöneticisi) -  Proje yöneticisi, proje yaşam döngüsü boyunca gönderilen tüm değişiklik isteklerinin kaydını tutar.

• Değişikliğin Değerlendirilmesi (Proje Yöneticisi, Proje Ekibi, İstek Sahibi) - Proje yöneticisi, takım üyeleri ve değişiklik talep eden kişiler tarafından alacağı açıklamalar doğrultusunda projenin risk, maliyet, zamanlama ve kapsam üzerindeki etkisine ilişkin ön analizi yönetir. 
• Ölçülebilir maliyet tasarrufu ve faydaları (Quantifiable cost savings and benefits)
• Yasa, mevzuat veya diğer ölçülemeyen sebepler (Legal, regulatory or other unquantifiable reason for change)
• Değişikliğin tahmini maliyeti (Estimated cost of the change)
• Zaman çizelgeleri üzerindeki etkisi (Impact on timescales)
• Gerekli olan ekstra kaynaklar (Extra resources needed)
• Diğer projelere ve iş faaliyetlerine etkisi (Impact on other projects and business activities)
• Yeni riskler ve sorunlar (New risks and issues)

• Değişiklik Kontrol Kurulu'na değişiklik isteği gönderimi (Proje Yöneticisi) - Proje yöneticisi değişiklik talebinin yanı sıra ön analizin de gözden geçirilmek üzere DKK'ya gönderilmesini sağlayacaktır. 

• Değişiklik talebi üzerine karar almak (DKK) - DDK önerilen değişikliği tartışacak ve sunulan tüm bilgilere dayanarak onaylanıp onaylanmayacağına karar verecektir. DDK toplantısı sırasında, DDK lideri, DKK'nun kararına göre değişiklik isteğinin durumunu “Onaylandı”, “Reddedildi” veya “Ertelendi” olarak değiştirir.

• Değişiklikleri uygulamak (Proje Yöneticisi) - Bir değişiklik DKK tarafından onaylanırsa, proje yöneticisi proje belgelerini gerektiği şekilde güncelleyecek ve yeniden baza alacaktır. 

KAYNAKLAR

• TEVRUZ, Suna. (1996), Endüstri ve Örgüt Psikolojisi, Türk Psikologlar Derneği ve Kalite Derneği Ortak Yayını, Ankara
• SABUNCUOĞLU, Zeyyat, TÜZ, Melek. (1999), Örgütsel Psikoloji, Alfa Yayınları, Bursa
• TEZCAN, Mahmut. (1980), “Toplumsal Değişmelerin Ülkemiz Eğitimine Etkileri”, Eğitim ve Bilim Dergisi, Cilt:5, Sayı: 25, İstanbul.
• http://isletme1.blogspot.com/2011/08/degisim-yonetimi-kavrami-nedir.html
• https://www.ittoolkit.com/articles/project-change-management
• https://support.microsoft.com/en-us/office/how-to-evaluate-project-change-requests-fc36f2bb-5858-48fa-8fe9-fad4721fff6c?ui=en-us&rs=en-us&ad=us
• https://www.manageengine.com/tr/service-desk/itil-change-management/what-is-change-management.html